KI-Potenzialanalyse selbst durchführen – mit KIP-N
KIP-N ist der KI-Prozess Navigator der Weitblick GmbH. Damit untersuchen Sie Ihre Abläufe selbst: vom Überblick über die genaue Analyse und den besseren Soll-Ablauf bis zur Frage, wo KI wirklich hilft – und ob die Änderung am Ende wirkt.
Die ersten beiden Phasen gehen Sie mit der kostenlosen KIP-N Analyse direkt online durch. Kein Beratungsauftrag, sondern ein klarer Weg, den Sie in Ihrem Tempo selbst gehen.
KI-Potenziale im eigenen Prozess erkennen
KIP-N ist für Geschäftsführer und Prozessverantwortliche in kleinen und mittleren Unternehmen gedacht, egal aus welcher Branche. Als Einstieg reicht ein Ablauf, der Sie im Alltag Zeit oder Nerven kostet.
Das Wichtigste vorweg: KIP-N fragt nicht „Wo können wir KI einsetzen?“, sondern „Wo können wir besser werden?“. Manchmal ist die Antwort KI. Manchmal ist es ein Schritt weniger oder eine klare Zuständigkeit. Beides ist ein gutes Ergebnis.
Die KIP-N-Methode im Überblick
Fünf Phasen, eine feste Reihenfolge. Phase 3 kommt bewusst vor Phase 4: Erst gestalten Sie den besseren Ablauf, dann prüfen Sie, wo KI ihn unterstützt.
- Phase 01
Verstehen & Priorisieren
Sie verschaffen sich einen Überblick über Ihre Abläufe und entscheiden, wo Sie anfangen.
Was dabei entsteht: Eine priorisierte Liste Ihrer Prozesse
- Phase 02
Analysieren & Aufdecken
Sie schauen genau hin: Welche Schritte, Übergaben und Engpässe gibt es wirklich – und warum?
Was dabei entsteht: Dokumentierte Engpässe und ihre Ursachen
- Phase 03
Lösen & Gestalten
Sie entwerfen, wie der Ablauf besser laufen soll – erst mal ganz ohne Technik im Kopf.
Was dabei entsteht: Ein verbesserter Soll-Ablauf
- Phase 04
KI-Potenziale identifizieren
Erst jetzt prüfen Sie, ob und wo KI den verbesserten Ablauf sinnvoll unterstützt.
Was dabei entsteht: Eine begründete Einschätzung, wo KI passt und wo nicht
- Phase 05
Umsetzen & Verbessern
Sie setzen die Änderung um, schauen anhand von Kennzahlen, was sie bringt, und verbessern weiter.
Was dabei entsteht: Ein Umsetzungs- und Messplan
Prozess aufnehmen und Potenziale prüfen
Wie macht man eine Prozessanalyse?
Nehmen Sie sich einen konkreten Ablauf vor und gehen Sie ihn Schritt für Schritt durch, so wie er wirklich läuft, nicht wie er im Handbuch steht. Wer macht was, wann, mit welchen Informationen? Wo wird gewartet, nachgefragt oder doppelt gearbeitet? Am besten mit den Leuten, die den Ablauf täglich machen.
Was ist Prozessdokumentation?
Prozessdokumentation hält fest, wie ein Ablauf funktioniert: Schritte, Beteiligte, Übergaben und Ergebnisse. Für KIP-N reicht eine schlanke Form. Sie soll helfen zu verstehen, nicht einen Ordner füllen.
In der KIP-N Analyse müssen Sie dafür nicht bei null anfangen: Für Standardprozesse gibt es Vorlagen, in die Sie nur noch Ihre eigenen Werte eintragen.
KI, Automatisierung oder erst mal gar nichts ändern?
Nicht jede Verbesserung braucht Technik. Diese Übersicht hilft Ihnen bei der Einordnung.
| Frage | Eher KI | Eher klassische Automatisierung | Eher erst mal nichts ändern |
|---|---|---|---|
| Wie oft kommt der Ablauf vor? | Häufig, mit vielen ähnlichen Fällen | Häufig und immer gleich | Selten |
| Wie unterschiedlich sind die Fälle? | Ähnlich, aber nicht identisch (z. B. freie Texte) | Praktisch identisch | Jeder Fall ist anders |
| Liegen die Daten digital vor? | Ja, auch unstrukturiert | Ja, strukturiert | Nein, eher im Kopf oder auf Papier |
| Wer trägt die Verantwortung? | Ein Mensch prüft das Ergebnis | Klar geregelt, Regeln reichen | Unklar – erst klären |
Nutzen, Aufwand und Risiken messen
Ob sich eine Änderung lohnt, sehen Sie nur, wenn Sie vorher und nachher vergleichen. Halten Sie deshalb früh fest, wie der Ablauf heute läuft. Diese Kennzahlen eignen sich dafür:
- Durchlaufzeit
- Wie lange dauert ein Fall von Anfang bis Ende?
- Fehler und Nacharbeit
- Wie oft muss etwas korrigiert oder nachgefragt werden?
- Aufwand
- Wie viel Arbeitszeit steckt pro Fall im Ablauf?
- Qualität und Akzeptanz
- Sind Kunden und Mitarbeiter mit dem Ergebnis zufrieden?
Wie messbar ist der ROI von KI-Automatisierung?
Messbar ist er dann, wenn Sie einen sauberen Ausgangswert haben und ehrlich rechnen. Gewonnene Zeit ist nicht automatisch gesparte Personalkosten, und zum Nutzen gehören auch Einführung, Pflege und Kontrolle der Lösung.
Die kostenlose KIP-N Analyse
Mit der KIP-N Analyse gehen Sie Phase 1 und 2 direkt online durch. Sie brauchen nur Ihre E-Mail-Adresse: Sie bekommen einen Anmeldelink, ein Passwort ist nicht nötig.
Das machen Sie
- Kurzes Unternehmensprofil anlegen
- Ihre Prozesse auswählen, mit Vorlagen für Standardprozesse wie Telefonannahme, Terminvereinbarung, Angebotserstellung und Rechnungsprozess
- Prozesse nach Bedeutung und heutiger Leistung bewerten
- Jeden Prozess analysieren: In den Vorlagen tragen Sie nur Ihre Werte ein
- KI-Reife Ihres Unternehmens einschätzen
Das bekommen Sie
Einen Bericht in Ihrem persönlichen Bereich: Rangfolge Ihrer Prozesse, Schwachstellen und erste Ansatzpunkte für KI.
Priorisierung und KI-Reife-Wert sind Orientierungswerte, kein fertiges Urteil. Sie helfen Ihnen, die nächsten Schritte gut zu wählen.
Und danach? Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung wollen, können Sie in der Analyse per Klick einen passenden Berater vermitteln lassen. Den Newsletter Weitblick KI-Kompass können Sie zusätzlich abonnieren, er ist aber keine Voraussetzung.
Grenzen der Methode und nächste Schritte
KIP-N hilft Ihnen beim Sortieren und Entscheiden. Eine technische Machbarkeitsprüfung oder eine Sicherheits- und Rechtsbewertung ersetzt die Methode nicht. Für KI-Security ist unsere Schwesterfirma, die Datenbeschützerin GmbH, die richtige Ansprechpartnerin.
Wenn Sie wissen, was Sie brauchen, finden Sie bei unseren Standardlösungen vielleicht schon das Passende. Und im Weitblick KI-Kompass bekommen Sie regelmäßig neue Impulse für Ihre Abläufe.
Legen Sie los
Nehmen Sie sich den Ablauf vor, der Sie gerade am meisten Zeit oder Nerven kostet. Das ist ein guter Startpunkt.